Arbetsordning samt instruktion för Stims valberedning

1. Allmänna utgångspunkter

1.1. Valberedningen är föreningsstämmans exklusiva organ med uppgift att lägga fram förslag på kandidater för stämmans beslut om val av ledamöter i Föreningens styrelse, ledamöter och suppleanter i Stims nämnd för främjande av musikalisk mångfald och upphovsrätt och ledamöter i valberedningen samt, i förekommande fall, procedurfrågor för nästkommande valberedning.

1.2. Syftet med denna arbetsordning och instruktion för valberedningen är att ange principerna för valberedningens ansvar och uppdrag. Detta dokument anger även hur valberedningen ska utses och förfarandet för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört.

2. Valberedningens sammansättning och tillsättning

2.1. Valberedningen ska bestå av fem ledamöter som årligen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Vid valberedningens konstituerande möte väljs ordförande och sekreterare. Ordförande i valberedningen ska vara sammankallande. Styrelseledamot eller styrelsesuppleant i Föreningen kan inte utses till ledamot i valberedningen.

2.2. Valberedningen tillsätts på sätt som framgår av stadgarna.

2.3. Vid tillsättning av ledamöter i valberedningen ska särskilt beaktas vikten av kontinuitet och att det är till förmån för Föreningen att bevara den kunskap som ledamöter i valberedningen förvärvar under sitt uppdrag.

2.4. En ledamot i valberedningen är att betrakta som ”oberoende” om hen vid en samlad bedömning anses som oberoende i förhållande till Föreningen i enlighet med det som anges i punkt 4.12 b. En oberoende ledamot i valberedningen får inte vara aktivt verksam enligt punkt 4.12 a i någon av föreningarna Föreningen Svenska Tonsättare (”FST”), SKAP – Sveriges kompositörer och textförfattare (”SKAP”) eller Musikförläggarna SMFF ekonomisk förening u p a (”Musikförläggarna”).

2.5. En ledamot i valberedningen får inte ha några mot Stim motstående intressen och ska innan uppdraget accepteras noga överväga huruvida intressekonflikter kan anses föreligga. Om en intressekonflikt skulle uppstå för en ledamot under pågående mandatperiod är ledamoten skyldig att avgå.

2.6. Om en ledamot i valberedningen behöver lämna sitt uppdrag innan dess arbete är slutfört ska den förening av FST, SKAP eller Musikförläggarna som nominerat ledamoten utse en ny ledamot för tiden intill nästa ordinarie föreningsstämma. Om ledamot som nominerats av annan än dessa tre föreningar lämnar sitt uppdrag, ska valberedningen själv utse en ny ledamot.

2.7. Valberedningens ledamöter och valberedningens arbetsordning ska presenteras på Föreningens hemsida.

3. Valberedningens övergripande ansvar och syfte

3.1. Valberedningen ska verka för Föreningens intresse av att kompetenta, engagerade och kloka personval till förtroendeposter kan göras.

3.2. Valberedningens övergripande ansvar är att inför föreningsstämman förbereda underlag och förslag till beslut om:

• Protokolljusterare till föreningsstämman
• Ledamöter till styrelsen inkluderande den ledamot som föreslås utses till ordförande i styrelsen
• Revisorer och i förekommande fall revisorssuppleanter
• Ledamöter och suppleanter i Stims nämnd för främjande av musikalisk mångfald och upphovsrätt
• Ledamöter i valberedningen
• Ledamöter i arvodeskomittén

3.3. Valberedningen ska på föreningsstämma, i samband med de beslutspunkter där valberedningen är skyldig att lägga förslag, lämna en presentation av de kandidater eller förslag som föreslås samt redogöra för och motivera valberedningens förslag. Skyldighet att presentera och motivera förslag gäller inte rörande förslag till protokolljusterare.

3.4. Valberedningen ska sammanträda på kallelse av den sammankallande. Varje ledamot i valberedningen har dock rätt att sammankalla valberedningen.

3.5. Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av föreningsstämman. Styrelsen har således ingen rätt att delta i eller påverka valberedningens arbete.

3.6. Valberedningens ledamöter ska, oavsett hur de utsetts, tillvarata samtliga medlemmars intressen och inte obehörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet.

3.7. Valberedningens ledamöter ska utföra sitt uppdrag på ett självständigt sätt med iakttagande av objektivitet, saklighet och Föreningens intressen. Vid var tid gällande lagstiftning rörande krav på styrelseledamöter respektive suppleanter ska beaktas.

4. Valberedningens uppgifter

4.1. Valberedningen ska företräda Föreningens medlemmar i de frågor som faller inom valberedningens ansvarsområden.

4.2. Valberedningen ska följa hur såväl styrelsen i sin helhet som enskilda ledamöter fullgör sina uppgifter samt självständigt utvärdera, med beaktande av styrelsens egen utvärdering av sitt arbete, hur styrelsen uppfyller de krav som ställts på styrelsen med hänsyn till Föreningens verksamhet och framtida utveckling.

4.3. Valberedningen ska närvara, presentera och motivera sina förslag på den ordinarie föreningsstämman.

Valberedningens generella arbete med personval

4.4. Valberedningen ska bereda Föreningens medlemmar möjlighet att komma in med nomineringar till de förslag valberedningen ska bereda. Nomineringar ska, i enlighet med stadgarna, skriftligen inges till valberedningen senast den 31 mars .

4.5. Valberedningen ska vid arbetet med att identifiera lämpliga kandidater, särskilt beakta det specifika behov av kompetens och erfarenhet som krävs för att självständigt och effektivt förvalta föreningens angelägenheter som följer av det uppdrag som kandidaten ska föreslås till. Vid förslag till styrelse ska även hänsyn till föreningens verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt särskilt beaktas.

4.6. Valberedningen ska bedöma kandidaternas intresse- och kunskapsområde, med särskilt fokus på kunskaper inom rättighetsförvaltning och näringsverksamhet, upphovsrätt, den upphovsrättsligt skyddade musiken och den musikaliska mångfalden, samt allmänna lämplighet.

4.7. Valberedningen ska utreda kandidaternas uppdrag i andra juridiska personer.

4.8. Valberedningen ska genomföra en systematisk urvalsprocess för att vid behov hitta nya kandidater.

4.9. Valberedningen ska ha en kontakt med samtliga nominerade kandidater och tillse att dessa är informerade om att de nominerats till en förtroendepost i Föreningen, vad uppdraget innebär samt säkerställa att de nominerade kandidaterna accepterar sin nominering.

4.10. Valberedningen ska verka för att valberedningens arbete sker på ett transparent och öppet sätt i relation till Föreningens medlemmar och möjliggöra för en dialog med medlemmarna rörande de kandidater som kan komma att föreslås till nominering.

4.11. Valberedningen ska på Föreningens hemsida lämna en kort redogörelse för hur valberedningens arbete bedrivits samt presentera de kandidater som valberedningen föreslagit med namn, kompetens och övrig motivering. Information ska lämnas senast fyra veckor före föreningsstämman. Därutöver ska förslagen finnas med i kallelsen till stämman.

Valberedningens särskilda arbete med personval till styrelsen

4.12. Valberedningen ska förbereda förslag på ledamöter till Föreningens styrelse, med beaktande av att styrelsens sammansättning ska vara sådan att de rättighetshavarkategorier som Föreningen företräder är skäligen och balanserat representerade samt enligt en ordning som gör att styrelsen vid var tid har följande sammansättning:

a) tre ledamöter ska vara aktivt verksamma i FST, tre ledamöter ska vara aktivt verksamma i SKAP och tre ledamöter ska vara aktivt verksamma i Musikförläggarna. Med ”aktivt verksam” avses att kandidaten vid tidpunkten för tillgängliggörandet av valberedningens förslag enligt 46 § Stims stadgar genom anställning, styrelseuppdrag eller nämnduppdrag i FST, SKAP eller Musikförläggarna eller genom annat uppdrag eller förordnande från någon av styrelserna i FST, SKAP eller Musikförläggarna deltar i och har inflytande över FST:s, SKAP:s eller Musikförläggarnas verksamhet och/eller i Föreningens verksamhet. Det utgör inget hinder att kandidaten inte är medlem i FST, SKAP, Musikförläggarna eller Föreningen.

b) fyra oberoende styrelseledamöter. Med ”oberoende” avses i detta hänseende att kandidaten vid en samlad bedömning är att anse som oberoende i förhållande till Föreningen. Detta innebär att kandidaten inte får vara aktivt verksam såsom framgår av punkt 4.12 a. Det utgör dock inget hinder att kandidaten är medlem i FST, SKAP, Musikförläggarna eller Föreningen.

Vid den samlade bedömningen av om en kandidat är att anses som oberoende ska valberedningen särskilt beakta att en kandidat inte bör vara anställd eller under de tre senaste åren ha varit anställd i Stim, att kandidaten inte under det senaste året bör ha eller haft omfattande affärsförbindelser eller andra ekonomiska mellanhavanden med Stim eller att kandidaten inte erhåller eller under de senaste tre åren erhållit betydande ersättning för rådgivning och tjänster utöver styrelseuppdrag eller andra förtroendeuppdrag inom Stim. Valberedningen ska vidare beakta att en kandidat kan anses som oberoende även om kandidaten i egenskap av ansluten till Stim har uppburit avräkning, även då ersättningen som utgått till kandidaten varit betydande. Det förhållandet att en kandidat har eller har haft ett styrelseuppdrag i Stim, eller annat förtroendeuppdrag i Stim till följd av detta styrelseuppdrag, ska vidare heller inte påverka den samlade bedömningen av om kandidaten är att anse som oberoende och utgör inget hinder för att kandidaten ska kunna komma ifråga som oberoende styrelseledamot eller styrelsesuppleant i Stim.

Valberedningen ska i sitt arbete särskilt beakta att de fyra kandidaterna för oberoende styrelseledamot gemensamt ska säkerställa att en bibehållen skälig och balanserad representation finns i styrelsen.

4.13. Valberedningen ska särskilt beakta och tillse att kandidater till poster i styrelsen anses ha mandat att på ett lämpligt, skickligt och förtroendeingivande sätt företräda Föreningens rättighetshavares intressen. Detta gäller särskilt ifråga om att föreslå den oberoende ledamot som ska vara ordförande i styrelsen.

4.14. Valberedningen ska särskilt motivera eventuellt förslag till omval av person som ingått i styrelsen under fyra eller fler på varandra följande mandatperioder.

4.15. Valberedningen ska beakta att styrelsens sammansättning är balanserad ur ett jämställdhetsperspektiv, har spridning i åldrar samt är geografiskt representativ.

Valberedningens arbete med personval till Stims nämnd för främjande av musikalisk mångfald och upphovsrätt

4.16. Valberedningen ska förbereda och ta fram förslag till fem oberoende ledamöter och fem oberoende suppleanter i Stims nämnd för främjande av musikalisk mångfald och upphovsrätt där valberedningen, utöver den beskrivning av ”oberoende” som följer av punkt 4.12 b ovan, även ska särskilt beakta att dessa fem ledamöter respektive fem suppleanter:

a) inte får ha något motstående intresse mot Föreningens;

b) inte får vara styrelseledamot eller suppleant i Föreningen eller vara anställd i Föreningen och/eller ingå i Föreningens ledningsgrupp. Det utgör dock inget hinder att vara ansluten till eller medlem i Föreningen;

c) inte får vara aktivt verksam såsom definierat i punkt 4.12 a;

d) inte får vara aktivt verksam i organisation som, i första led, erhållit stöd från Stims nämnd för främjande av musikalisk mångfald och upphovsrätt något av de föregående två åren före nomineringen;

e) ska inneha särskild erfarenhet från liknande uppdrag och djup kunskap ifråga om medelsanvändning;

f) ska inneha god marknadskännedom.

Valberedningens arbete med personval till valberedningen

4.17. Valberedningen ska förbereda förslag till ledamöter i valberedningen med särskilt beaktande av att dessa ledamöter ska inneha särskild erfarenhet från tidigare och liknande uppdrag samt inneha kunskap om styrelsearbete och styrelsens ansvar, samt ha god marknadskännedom.

Valberedningens arbete med övriga personval

4.18. Valberedningen ska förbereda förslag till revisorer och revisorssuppleanter samt förslag till protokolljusterare vid föreningsstämman och vid detta arbete i den mån det är aktuellt beakta de utgångspunkter som följer av punkt 4.4 – 4.11.