Arbetsordning samt instruktion för Stims arvodeskommitté

1. Allmänna utgångspunkter

1.1   Arvodeskommittén utses av föreningsstämman och har till uppdrag att inför föreningsstämman förbereda underlag och förslag till beslut om arvoden till Stims styrelseledamöter, ledamöter och suppleanter i Stims nämnd för främjande av musikalisk mångfald och upphovsrätt, ledamöter i valberedningen, ledamöter i arvodeskommittén, ledamöter i Stims övriga kommittéer och nämnder underställda styrelsen, ledamöter i Stims dotterbolagsstyrelser samt förtroendevald revisor respektive revisorssuppleant. Arvodeskommittén ska även förbereda underlag och förslag till beslut om arvoden till ledamöter i Stims övriga arbetsgrupper underställda vd.

1.2   Syftet med denna arbetsordning och instruktion för arvodeskommittén är att ange principerna för arvodeskommitténs ansvar och uppdrag. Detta dokument anger även hur arvodeskommittén ska utses och förfarandet för att vid behov ersätta ledamot som lämnar arvodeskommittén innan dess arbete är slutfört.

2. Arvodeskommitténs sammansättning och tillsättning

2.1   Arvodeskommittén ska bestå av tre oberoende ledamöter som årligen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Vid arvodeskommitténs konstituerande möte väljs ordförande och sekreterare. Ordförande i arvodeskommittén ska vara sammankallande. Styrelseledamot i Stim kan inte utses till ledamot i arvodeskommittén.

2.2.   Arvodeskommittén tillsätts på sätt som framgår av Stims stadgar.

2.3   Vid tillsättning av ledamöter i arvodeskommittén ska särskilt beaktas vikten av kontinuitet och att det är till förmån för Stim att bevara den kunskap som ledamöter i arvodeskommittén förvärvar under sitt uppdrag.

2.4   En ledamot i arvodeskommittén är att betrakta som ”oberoende” om hen vid en samlad bedömning anses som oberoende i förhållande till Stim i enlighet med det som anges i punkt 4.12 b) av arbetsordningen samt instruktionen för Stims valberedning. Av detta följer att en ledamot i arvodeskommittén inte får vara aktivt verksam enligt punkt 4.12 a) av arbetsordningen samt instruktionen för Stims valberedning i någon av föreningarna Föreningen Svenska Tonsättare, SKAP – Sveriges kompositörer och textförfattare eller Musikförläggarna SMFF ekonomisk förening u p a.

2.5   En ledamot i arvodeskommittén får inte ha några mot Stim motstående intressen och ska innan uppdraget accepteras noga överväga huruvida intressekonflikter kan anses föreligga. Om en intressekonflikt skulle uppstå för en ledamot under pågående mandatperiod är ledamoten skyldig att avgå.

2.6   Om en ledamot i arvodeskommittén behöver lämna sitt uppdrag innan dess arbete är slutfört kan arvodeskommittén själv utse en ny ledamot.

2.7   Arvodeskommitténs ledamöter och arbetsordning samt instruktion ska presenteras på Stims hemsida.

3. Arvodeskommitténs övergripande ansvar och syfte

3.1   Arvodeskommittén ska verka för Stims intresse av att de personer som tillsatts inom något av de organ som arvodeskommittén ska ta fram förslag till beslut om arvoden till erhåller ett skäligt arvode för det arbete som utförs.

3.2   Arvodeskommitténs övergripande ansvar är att inför föreningsstämman förbereda underlag och förslag till beslut om arvoden till:

• Stims styrelseledamöter, inkluderande den ledamot som utses till ordförande i styrelsen
• Ledamöter och suppleanter i Stims nämnd för främjande av musikalisk mångfald och upphovsrätt
• Ledamöter i valberedningen
• Ledamöter i arvodeskommittén
• Ledamöter i Stims övriga kommittéer och nämnder underställda styrelsen
• Ledamöter i Stims dotterbolagsstyrelser
• Förtroendevald revisor respektive revisorssuppleant

3.3   Arvodeskommittén ska även förbereda underlag och förslag till beslut om arvoden till ledamöter i Stims övriga arbetsgrupper underställda vd.

3.4   Arvodeskommittén ska på föreningsstämman, i samband med de beslutspunkter där arvodeskommittén är skyldig att lägga förslag inför föreningsstämman, redogöra för och motivera det förslag som beskrivs i punkt 3.2.

3.5   Arvodeskommittén ska sammanträda på kallelse av den sammankallande. Varje ledamot i arvodeskommittén har dock rätt att sammankalla arvodeskommittén.

3.6   Arvodeskommitténs ledamöter ska, oavsett hur de utsetts, tillvarata samtliga medlemmars intressen och inte obehörigen röja vad som förekommit i det arvodesrelaterade arbetet.

3.7   Arvodeskommitténs ledamöter ska utföra sitt uppdrag på ett självständigt sätt med iakttagande av objektivitet, saklighet och Stims intressen. Vid var tid gällande lagstiftning rörande krav på styrelseledamöter ska beaktas.

4. Arvodeskommitténs uppgifter

4.1   Arvodeskommittén ska inför föreningsstämman förbereda underlag och förslag till beslut om arvoden på det sätt som framgår av punkt 3.2 ovan. Vidare ska arvodeskommittén närvara, presentera och motivera sitt förslag på den ordinarie föreningsstämman.

4.2   Arvodeskommittén ska även, i enlighet med punkt 3.3 ovan, förbereda underlag och förslag till beslut om arvoden till ledamöter i Stims övriga arbetsgrupper underställda vd.

4.3   Arvodeskommittén ska i sitt arbete särskilt beakta att:

1. Arvoden till ledamöter och suppleanter i Stims olika organ ska stå i proportion till det ansvar som följer av uppdraget samt den arbetsinsats som uppdraget kräver.
2. Arvoden till ledamöter i Stims styrande organ ska vara marknadsmässiga. Arvodeskommittén bör i detta hänseende göra jämförelser med liknande inhemska och utländska organisationer som verkar på liknande marknader.
3. Arvoden bör till sin merpart inte relatera enbart till antalet möten som genomförts under mandattiden, utan ska baseras på de faktiska krav som ställs och definieras för varje roll.
4. Stim är en medlemsstyrd ekonomisk förening och saknar förutsättningar att vara ”löne- eller arvodesledande”.
5. För Stims nämnder, kommittéer, arbetsgrupper och övriga organ som inte har ett självständigt juridiskt ansvar för beslut bör i första hand mötesrelaterade arvoden tillämpas, för att på bästa sätt spegla den nedlagda tiden. Om fasta arvoden föreslås ska arvodeskommittén lämna en redogörelse för skälen.
6. Arvodena ska regleras årligen enligt förändringen i det av regeringen fastställda prisbasbeloppet om inga andra faktorer har förändrats.

4.4   Arvodeskommittén ska i samband med arbetet att bedöma lämplig arvodering för en viss post särskilt beakta det specifika behov av kompetens och erfarenhet som krävs för att självständigt och effektivt förvalta Stims angelägenheter, vilket följer av det uppdrag som posten innebär.

4.5   Arvodeskommittén ska inför stämman lämna en kort skriftlig redogörelse för hur arvodeskommitténs arbete enligt punkt 3.2 ovan har bedrivits. Redogörelsen ska, tillsammans med arvodeskommitténs förslag, kommuniceras till Stims medlemmar i samband med att kallelsen till föreningsstämman skickas ut.